Fältivo tillhandahålls av Nordlöf Nordic. Policyn beskriver hur personuppgifter behandlas i tjänsten och vilka rättigheter du har.
1. Roller och ansvar
Det företag som skapar en arbetsyta bestämmer normalt ändamål och medel för projekt-, kund-, personal-, leverantörs-, offert- och inbjudningsuppgifter och är därför normalt personuppgiftsansvarigt för innehållet. Nordlöf Nordic behandlar då uppgifterna för organisationens räkning som personuppgiftsbiträde. Nordlöf Nordic är samtidigt personuppgiftsansvarigt för egen behandling av konto-, support-, säkerhets-, missbruks-, administrations- och betalningsuppgifter som behövs för att driva tjänsten.
Organisationen ansvarar för sin rättsliga grund och för att ge registrerade den dataskyddsinformation som krävs. För uppgifter i en arbetsyta ska du därför normalt vända dig till organisationen först.
2. Uppgifter som behandlas och varifrån de kommer
Uppgifter lämnas av dig själv, av organisationen eller en person som bjuder in dig, eller skapas när tjänsten används.
- konto- och kontaktuppgifter, exempelvis namn, normaliserad e-postadress, företag och roll
- projektuppgifter, arbetsorder, veckoplanering, tidrapporter, dagrapporter, resurser, kostnader, bilder, ändringsarbeten och godkännanden
- offertuppgifter: mottagarens kontakt-, företags- och adressuppgifter, bland annat namn, e-post, telefon, organisationsnummer, fakturaadress, projektadress och ort eller kommun; offertens låsta ögonblicksbild och version; det namn och den e-postadress som mottagaren anger, beslut och tidsstämplar; hashade IP- och webbläsaruppgifter; samt hashad länktoken, kort kodslut, giltighet och återkallelsestatus
- inbjudningsuppgifter: organisation, mottagarens e-post, avsedd roll, giltighetstid, användnings- eller återkallelsestatus och hashad engångstoken
- lösenordsåterställning: kontoanknytning, giltighetstid, användningsstatus och hashad engångstoken
- fakturaunderlag, exportstatus, kundöverlämningar och mottagningsbekräftelser som organisationen skapar i tjänsten
- tekniska säkerhetsuppgifter, exempelvis sessionsinformation, tidsstämplar och hashade nätverksidentifierare; hashning innebär inte i sig att uppgifterna är anonyma
- abonnemangs- och betalningsstatus från Stripe; fullständiga kortuppgifter lagras inte av Fältivo
- vid en valfri ekonomianslutning: anslutningsstatus, krypterade åtkomsttoken, externa kundreferenser och det underlag som en behörig användare uttryckligen väljer att överföra
3. Ändamål och rättslig grund
När Nordlöf Nordic är personuppgiftsbiträde bestämmer organisationen ändamål och rättslig grund. Nordlöf Nordic följer då organisationens dokumenterade instruktioner och det tillämpliga personuppgiftsbiträdesavtalet.
När Nordlöf Nordic är personuppgiftsansvarigt används avtal för behandling som är nödvändig i förhållande till den faktiska avtalsparten, rättslig förpliktelse när lag kräver behandlingen och berättigat intresse för konkret kontoadministration, support, säkerhet, missbruksförebyggande och felsökning. Intresset vägs mot den registrerades rättigheter. En organisation kan använda andra rättsliga grunder för sitt innehåll och ansvarar själv för den bedömningen.
4. Lagring och säkerhet
Fältivo använder behörighetskontroller, separering mellan organisationer, envägshashning av lösenord, säkra sessionscookies, kryptering av integrationstoken och revisionsspår. Den fullständiga råa token för offentliga offertlänkar, inbjudningar och lösenordsåterställning lagras inte. En envägshash och, för offentliga offertlänkar, ett kort kodslut sparas. Inbjudningslänkar löper ut efter 72 timmar och återställningslänkar efter 30 minuter. Metadata för använda, återkallade eller utgångna teaminbjudningar och lösenordsåterställningar tas bort vid efterföljande livscykelunderhåll när minst 90 dagar har gått. Publicerade offertversioner och registrerade kundbesked sparas som organisationens arbetsyteinnehåll enligt organisationens lagringsinstruktioner och så länge de behövs för avtal eller rättsliga anspråk.
Övriga uppgifter sparas så länge kontot eller arbetsytan är aktiv och därefter så länge de behövs för avtal, säkerhet, bokföring, rättsliga krav eller för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Organisationen bestämmer lagringstiden för sitt arbetsyteinnehåll och ansvarar för att exportera material som ska bevaras innan kontot avslutas.
5. Leverantörer och överföringar
Fältivo använder Cloudflare för molndrift och lagring samt Stripe när betalflöden används. Brevo behandlar endast transaktionsmejl när e-postfunktionen är konfigurerad. När en organisation frivilligt ansluter Fortnox eller Spiris används den valda leverantörens API för den överföring som en behörig användare startar. Villkorade tjänster är inte aktiva förrän respektive konfiguration är klar. Anslutningar kan återkallas i Fältivo; leverantörens egen behandling styrs även av dess villkor och integritetsinformation. Om personuppgifter överförs utanför EU eller EES ska överföringen ha ett giltigt rättsligt stöd, exempelvis ett beslut om adekvat skyddsnivå eller EU-kommissionens standardavtalsklausuler. Se aktuell leverantörsöversikt och information om PUB-avtal.
Fråga Fältivo – den fristående chatboten
Chatboten på chat.faltivo.se svarar på produktfrågor och läser inte ditt konto, dina projekt eller andra uppgifter i arbetsytan. När AI-läget används skickas din fråga, en kort samtalshistorik och relevanta offentliga hjälptexter till OpenAI för att skapa svaret. Anropen använder inställningen store: false. Det är inte ett löfte om att leverantören aldrig behandlar eller tillfälligt lagrar uppgifterna; leverantörens tillämpliga villkor gäller.
Fältivos chatbot sparar inte samtal i någon databas. Historiken finns i den öppna flikens minne och försvinner när sidan laddas om eller stängs. I reservläget hämtas svaret från Fältivos hjälptexter utan ett nytt AI-anrop. Cloudflare hanterar driften och begränsar anropsfrekvensen med tekniska sessions- och nätverksidentifierare. Skriv inte lösenord, personnummer eller känsliga kunduppgifter. Om du väljer att ta med samtalet i ett supportmejl öppnas ett mejlutkast; inget mejl skickas automatiskt.
6. Dina rättigheter
Du kan begära tillgång, rättelse, radering, begränsning och, när reglerna är tillämpliga, dataportabilitet. Du kan också invända mot behandling som grundas på berättigat intresse. För uppgifter i en företagsarbetsyta kontaktar du i första hand arbetsytans ägare. För Fältivos egna konto- och supportuppgifter kontaktar du support@faltivo.se. Om en behandling skulle grundas på samtycke kan samtycket återkallas utan att tidigare laglig behandling påverkas.
7. Cookies
Tjänsten använder en nödvändig inloggningscookie för att hålla dig autentiserad. Den används inte för annonsering. Eventuell framtida analys eller marknadsföringsspårning aktiveras inte utan att information och eventuell samtyckeshantering först uppdateras.
8. Kontakt och klagomål
Frågor skickas till support@faltivo.se. Du har även rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten. Fullständiga uppgifter om företaget bakom Fältivo finns under Företagsuppgifter.